Asiakasopas

Täydellisenä

Kirjanpitoaineisto koostuu kaikista yrityksen talouteen liittyvistä tositteista.

Kun kasaat kirjanpitomateriaalia yhteen, käy läpi kuukauden tiliote vienti vienniltä ja varmista, että jokaisesta tapahtumasta on mukana tosite tai muu selvitys. Lisää toimitettavaan aineistoon näiden lisäksi kaikki muut kirjanpitoon tai talouteen vaikuttavat asiakirjat, kuten Verohallinnon päätökset, tehdyt sopimukset, käteiskuitit, kassakirja ja matkalaskut.

Kirjanpidon tarkoituksena on antaa oikea kuva yrityksen taloudesta. Tämän lisäksi kirjanpito pitää yrityksen varallisuuden erillään yrittäjän henkilökohtaisesta varallisuudesta. Tästä syystä johtuen kirjanpitoon ei voida hyväksyä yrittäjän henkilökohtaisia menoja. Asiakkaan vastuulla on huolehtia, että kaikki kirjanpitoon toimitetut tositteet liittyvät yrityksen toimintaan. Yrityksen toimialaan nähden epätavallisten menojen tositteisiin on hyvä selvittää lyhyesti, miten kulu liittyy yrityksen toimintaan.

Myynti- ja ostolaskut

Myynti- ja ostolaskut toimitetaan kirjanpitoon sille kuukaudelle kun myynti tai osto on tapahtunut.

Kaikki tilikaudelle kuuluvat ostot ja myynnit tulee olla toimitettuina ennen kuin tilinpäätös voidaan tehdä. Tulot ja menot kirjataan sille tilikaudelle, jolloin palvelu tai tavara on luovutettu. Laskun päiväys tai maksamisen ajankohta eivät siis vaikuta asiaan.

Huomaathan, että pelkkä maksumuistutus ei kelpaa kirjanpidon tositteeksi jos se ei täytä laskun tietosisältövaatimuksia. Tällöin vaaditaan myös alkuperäinen lasku.

Laskumerkinnät

Laskun tietosisältövaatimukset:

  • Laskun päiväys
  • Juokseva tunniste, esim. laskun numero
  • Myyjän sekä ostajan Alv-tunniste (VAT)
  • Myyjän ja ostajan nimi ja osoite (www.ytj.fi)
  • Erittely myydyistä tavaroista ja palveluista
  • Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos se voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä
  • Veron peruste kunkin verokannan tai verokannan osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa
  • Verokanta
  • Suoritettavan veron määrä sen jäsenvaltion valuutassa, jossa myynti tapahtuu
  • Jos ostajalla verovelvollisuus (käänteinen vero) tästä merkintä laskulle, esim. ”Käänteinen verovelvollisuus”
  • Jos ostaja laatii laskun, merkintä ”Itse laskutus”
  • Toiseen jäsenvaltioon myytävän uuden kuljetusvälineen osalta riittävät tiedot (AVL 26 d §:n 1 ja 2. momentti)
  • Tarvittaessa merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä – käytetyt tavarat” tai ”taide-esineet” tai ”keräily- ja antiikkiesineet”
  • Jos laskulla muutetaan aikaisemmin annettua laskua, yksiselitteinen viittaus aiempaan laskuun
Kevennetyt laskumerkinnät (max 400e)

Laskun tietosisältövaatimukset:

  • Laskun päiväys
  • Juokseva tunniste, esim. laskun numero
  • Myyjän nimi ja Alv-tunniste (Y-tunnus, VAT)
  • Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palveluiden laji
  • Suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
  • Muutoslaskulla lisäksi ne tiedot, joita laskulla muutetaan

Käteiskuitit

Haalistuvista käteiskuiteista pitää aina ottaa kopio, ja jos asiakas ei itse toimita kuiteista kopioita, pitää kirjanpitäjän hoitaa asia. Ethän halua maksaa tilitoimistolle tuntiveloituksen mukaista hintaa kuittien kopioinnista?

Tiesithän, että voit hoitaa kuittien kopioinnin myös sähköisesti? Kuiteista pääset helposti eroon esimerkiksi skannaamalla tai ottamalla käyttöösi eTasku-mobiilisovelluksen. Kun kuitista on otettu selkeä ja kaikki tiedot sisältävä kopio, voi alkuperäisen kuitin hävittää.

Yhteisökauppa

Myyjän on merkittävä yhteisö-, eli EU-kauppaa koskeviin laskuihin sekä myyjän että ostajan alv-numerot. Veroton myynti voidaan ilmoittaa merkitsemällä laskuun esimerkiksi ”Alv 0 % (Yhteisömyynti)” tai ”VAT 0 % (Intra-Community supply)”.

Kassakirja

Jos yrityksessä liikkuu käteistä rahaa, on yrityksen pidettävä kassakirjaa. Kassakirja on käteistapahtumien tiliote, ja siihen kirjataan kaikki käteisen rahan tapahtumat, oli kyseessä sitten osto- tai myyntitapahtuma. Käytännössä siis kaikki sellaiset tapahtumat joissa käteinen raha liikkuu fyysisesti, kirjataan ylös kassakirjaan (myös yksityisnostot ja -sijoitukset). Kassakirja on täytettävä päiväkohtaisesti, vähintään kerran viikossa.

Jos yritys ei myy hyödykkeitä käteisellä, kannattaa kaikki ostot maksaa pankin kautta, jolloin käteisvaroja ei ole lainkaan käytössä eikä kassakirjanpitoakaan tarvita.

Ajoissa

Kirjanpito pyörii viranomaisille tehtävien ilmoitusten eräpäivien ympärillä. Tästä johtuen kirjanpitoaineisto tulee olla ajoissa kirjanpitäjän saatavilla. Jos asiakas ei toimita aineistoa sovitussa ajassa, emme voi taata työn valmistumista eräpäivään mennessä.

Sovi yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa sinulle kätevin tapa toimittaa materiaali. Keinoja on monia: perinteisen kirjepostin lisäksi voit toimittaa kaiken tarvittavan materiaalin myös sähköisesti.

Kirjanpitoaineisto

Eräpäivä kirjanpitomateriaalin toimittamiselle on kirjanpitokautta seuraavan kuukauden 10. päivä. Jos yrityksesi kirjanpito tehdään kuukausittain, pitää esimerkiksi tammikuun kirjanpitomateriaali olla perillä viimeistään 10.2.

Palkka-aineisto

Palkka-aineisto tulee toimittaa kirjanpitäjälle 5 arkipäivää ennen palkanmaksupäivää.

Edustus- neuvottelu- markkinointi ja virkistyskulut

Yrityksen kustantaman huomaavaisuuden laatu ja sen kohde määrittelevät, kuuluuko kyseinen meno edustus-, markkinointi-, neuvottelu- vai virkistyskuluihin. Yrityksen kustantaman huomaavaisuuden laatu ja sen kohde määrittelevät, kuuluuko kyseinen meno edustus-, markkinointi-, neuvottelu- vai virkistyskuluihin. Yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin kohdistunut huomaavaisuus on joko edustus- tai markkinointikulua. Yrityksen omaan henkilökuntaan kohdistunut huomaavaisuus on joko neuvottelu- tai virkistyskulua.

Kulut käsitellään aina tapauskohtaisesti. Edellä mainittu jaottelu ei takaa sitä, että mikä tahansa kulu voidaan hyväksyä yrityksen kirjanpitoon.

Edustuskulut

Edustuskuluja ovat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin kohdistuneet vieraanvaraisuudesta tai huomaavaisuudesta aiheutuneet kustannukset. Edustamisen tarkoituksena on solmia uusia liikekumppanisuhteita sekä ylläpitää vanhoja, tai muulla tavoin edistää yrityksen liiketoimintaa.

Edustuskuluista ei saa tehdä ALV-vähennystä ja tuloverotuksessa näistä kuluista voidaan vähentää vain puolet.

Markkinointikulut

Markkinointikulut kohdistuvat kaikkiin yrityksen olemassa oleviin sekä potentiaalisiin asiakkaisiin ilman tarkempaa kohderyhmän rajausta. Tavoitteena on parantaa yrityksen näkyvyyttä ja tunnettuutta.

Markkinointikuluiksi hyväksytään sellaiset lahjat, jotka ovat tarkoitettu laajalle kohderyhmälle. Tässä tapauksessa jokaisen lahjan tulee olla samanlainen ja sen arvo saa olla enimmillään 25 euroa. Yksittäisille asiakkaille hankitut yksilölliset lahjat luetaan edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut

Neuvottelukuluihin kuuluu yrityksen sisäisistä palavereista ja kokouksista aiheutuneet kustannukset. Myös viranomaisten ja eri alojen asiantuntijoiden kanssa käydyt neuvottelut voidaan hyväksyä neuvottelukuluihin. Niistä saa tehdä alv-vähennyksen ja ne ovat kokonaan vähennyskelpoisia tuloverotuksessa.

Virkistyskulut

Henkilökunnan virkistysmenot ovat vähennyskelpoisia, mikäli tilaisuus on kaikille avoin ja se järjestetään työnantajan määräämänä ajankohtana. Virkistyskulut hyväksytään yrityksen menoiksi vain siinä tapauksessa, jos yrityksellä on palkollisia työntekijöitä. Näin ollen yhden miehen yrityksillä ei ole oikeutta virkistysmenoihin.

Autokulut

Toiminimi

Toiminimillä autokulujen kuuluminen kirjanpitoon määräytyy ajomäärän mukaan. Jos kokonaisajomäärästä yli puolet on liiketoimintaan liittyviä ajoja, autoon liittyvät kulut kirjataan kirjanpitoon ja tilikauden lopussa kuluista vähennetään yksityisajojen osuus. Siksi on tärkeää säilyttää kaikki autoon liittyvät kuitit tallessa!

Paketti- ja kuorma-autojen kuluista saa myös arvonlisäverovähennyksen jos ajoneuvoa on käytetty arvonlisäverollisessa toiminnassa. Sen sijaan henkilöauton käytöstä liiketoimintaan ei saa arvonlisäverovähennystä jos autolla ajetaan myös yksityisajoja.

Jos tilikauden aikana liiketoimintaan liittyvien ajojen osuus on alle puolet kokonaisajomäärästä, saa yrittäjä kilometrikorvauksen suuruisen vähennyksen tuloverotuksessaan.

Yksityiset sekä liiketoimintaan liittyvät ajot pidetään erillään käyttämällä ajopäiväkirjaa.

Muut yritysmuodot

Paketti- ja kuorma-autojen kulut ovat vähennyskelpoisia liiketoimintaan liittyvien ajojen osalta ja näistä saa myös arvonlisäverovähennyksen jos ajoneuvoa on käytetty arvonlisäverollisessa toiminnassa.

Yrityksen omistuksessa olevan henkilöauton kuluista saa arvonlisäverovähennyksen jos kaikki ajot ovat liiketoimintaan liittyviä. Jos henkilöautoilla ajetaan yksityisajoa arvonlisäverovähennysoikeus menetetään kokonaan. Vähennysoikeus säilyy vain siinä tapauksessa, jos henkilöauto on hankittu:

  • myytäväksi
  • vuokrattavaksi
  • käytettäväksi ammattimaisessa henkilökuljetuksessa (esimerkiksi taksit)
  • käytettäväksi ajo-opetuksessa

Jos yrityksen autoa käytetään henkilökohtaisessa käytössä, muodostuu käyttäjälle tuloverotettava autoetu (täysi autoetu tai käyttöetu)

Ajopäiväkirja

Ajopäiväkirjaa pidetään silloin, kun autoa käytetään yritystoiminnassa. Ajopäiväkirjan tarkoituksena on eritellä yritystoimintaan liittyvät ajot yksityisistä. Ajopäiväkirjaan tulee merkitä:

  • matkan alkamis- ja päättymisaika
  • matkan alkamis- ja päättymispaikka
  • tarvittaessa ajoreitti
  • matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
  • matkan pituus
  • ajon tarkoitus
  • auton käyttäjä

Huomaathan, että asunnon ja pysyvän toimipaikan väliset matkat ovat yksityisajoja. Niistä yrittäjä voi tehdä henkilökohtaisessa verotuksessaan normaalin matkakuluvähennyksen halvimman kulkuneuvon (=julkisen) mukaan.

Matka- ja kululaskut

Jos henkilökohtaisessa omistuksessa olevaa autoa käytetään yrityksen toimintaan liittyvissä ajoissa, on auton omistajalla mahdollisuus laatia ajoista matkalasku. Matkalaskun perusteella yritys maksaa kilometrikorvauksen sekä päivärahan (oy,ay,ky). Sen sijaan toiminimiyrittäjä saa näistä kuluista lisävähennyksen tuloverotuksessaan.

Matkalaskulle voidaan liittää myös muut yrityksen korvattavat kulut, kuten matkaliput, taksikuitit sekä hotellikulut. Korvattavista kuluista on aina liitettävä mukaan kuitit.

Työvaatteet

Työvaatteet aiheuttavat usein päänvaivaa yrittäjille. Perussääntö on, että vain sellaiset vaatteet ja varusteet voidaan kirjata, joilla ei ole käyttöä vapaa-aikana. Näin ollen esimerkiksi tumma puku ei ole vähennyskelpoinen, sillä vaikka se olisi ostettu vain yrityksen edustamiseen liittyviä tilaisuuksia varten, voidaan sitä käyttää myös vapaa-aikana.

Vähennyskelpoisia työvaatteita ovat esimerkiksi työturvallisuuden kannalta välttämättömät suojavälineet (turvakengät, hengityssuojaimet yms.), sekä pelkästään työkäyttöön tarkoitetut vaatteet (suojahaalarit, lääkärintakit yms.). Tapauskohtaisesti myös yrityksen logolla varustetut tavalliset vaatteet voidaan vähentää. Vähennyskelpoisten asujen pesu ja huolto voidaan myös kirjata yrityksen menoihin.

Koulutus

Ammatillista osaamista ja täydentämistä koskevat kurssit ja koulutukset ovat vähennyskelpoisia. Kirjanpitoon on toimitettava kurssin esite/agenda tositteeksi.

Tutkintoon valmistava koulutus ei ole yrityksen verotuksessa vähennyskelpoinen meno. Koulutus voidaan kuitenkin vähentää silloin, kun henkilöllä on jo ollut vastaava tutkinto ja sen jälkeen on tullut voimaan uudet tutkintovaatimukset, jotta ammattia voi harjoittaa.

Ammatillista osaamista ja täydentämistä koskevat kurssit ja koulutukset ovat vähennyskelpoisia. Kirjanpitoon on toimitettava kurssin esite/agenda tositteeksi.

Asiakkaan vastuut

  • Kirjanpitoaineiston toimittaminen tilitoimistolle täydellisenä sovittuun eräpäivään mennessä.
  • Vastuu toimitettujen tietojen ja aineiston oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja niiden kuulumisesta kirjanpitoon
  • Vastuu omasta liiketoiminnastaan ja tähän liittyvistä velvoitteista
    • Kirjanpitovelvollinen -> vastuussa oman yrityksensä kirjanpidosta
    • Verovelvollinen -> vastuussa veroistaan
    • Työnantaja -> vastuussa työnantajavelvoitteistaan
    • Vastuussa myös valvonta- ja viranomaisilmoituksista

Tilitoimiston vastuut

  • Suorittaa sopimuksen mukaiset palvelut ajallaan
  • Vastaa tekemistään virheistä ja laiminlyönneistä, sekä niistä aiheutuneista vahingoista asiakkaalle. Tilitoimisto ei kuitenkaan ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut asiakkaan antamien tietojen virheistä tai puutteista
  • Asiakkaan tietojen turvaaminen. Tilitoimistolla on vaitiolovelvollisuus, sekä velvoite järjestää asian- ja ajanmukainen tietoturva

Muista vielä nämä

Tilitoimiston tavoitteena ei ole tehdä yrittäjän elämää hankalaksi. Päinvastoin: vaikka kirjanpitäjäsi kysyisi puuttuvien tositteiden perään tai pyytäisi selvitystä epäselviin kuluihin, on tarkoituksena aina hoitaa yrityksen kirjanpito moitteettomasti.

Taloushallinto on joukkuelaji. Yhteistyöllä ja sujuvalla kommunikoimisella varmistat yrityksesi taloushallinnon sujuvuuden. Kysy jos jokin asia on sinulle epäselvä ja muista hyödyntää tilitoimistosi tarjoamat palvelut. Kirjanpitäjältäsi saat neuvoja ja vastauksia yrityksesi talouteen liittyvissä asioissa.

Palvelemme asiantuntevasti näissä asioissa

  • Kirjanpito
  • Veroasiat
  • Reskontrat
  • Saatavien valvonta
  • Maksuliikenne
  • Laskutus
  • Palkanlaskenta
  • Aloittavien yrittäjien neuvonta
  • Talouden konsultointi

Sähköisen taloushallinnon sovellukset

Käytössämme ovat sähköisen taloushallinnon sovellukset Lemonsoft ja Procountor. Valitsemme asiakkaan kanssa heidän toimintaansa parhaiten palvelevan sovelluksen. Molemmat ohjelmat ovat asiakkaan käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Tarjoamme sekä täysin sähköisiä palveluita että perinteiseen tapaan toteutettua kirjanpitoa.

Tutustu tarkemmin:
www.procountor.com
www.lemonsoft.fi

eTasku-sovellus kuittien ja laskujen toimittamiseen

Käytössämme on myös eTasku-sovellus kuittien ja laskujen toimittamiseen. Asiakas voi ottaa älypuhelimella kuvan kuitista ja lähettää sen suoraan kirjanpitäjälle – tämän jälkeen varsinaista kuittia ei enää tarvita. Asiakkaan ei siis tarvitse enää erikseen säilytellä ja koota kuitteja.

Tutustu tarkemmin: www.etasku.fi

Ensimetri Pirkanmaan yrittäjät Yrittäjänaiset Procountor Lemonsoft eTasku

Kun haluat aitoa palvelua, otathan yhteyttä!

Tilitoimisto Verso Oy • Ali-Huikkaantie 33, 33560 Tampere
 010 321 6680 • etunimi.sukunimi@rantalainen.fi
Avoinna maanantai – perjantai klo 8.00 – 16.00

 Ota yhteyttä 


Olemme osana Rantalainen -konsernia 1.11.2017 alkaen.